1. 시스템 개요

서치펌시스템은 헤드헌팅 업무 전 과정을 하나의 관리자 화면에서 운영하기 위한 업무 관리(CRM) 시스템입니다. 다음 다섯 가지 업무 객체와 그 연결을 중심으로 설계되어 있습니다.

사용 환경은 PC 웹 브라우저(Chrome 권장, Edge/Whale 지원)이며, Premium 구성 시 일부 화면은 모바일에서도 사용할 수 있습니다.

2. 권한과 사용자

기본적으로 두 단계의 권한을 제공하며, 회사 정책에 따라 세부 권한을 조정할 수 있습니다.

• 후보자/고객사의 공개·비공개 정책에 따라 같은 권한이라도 보이는 데이터 범위가 달라질 수 있습니다.
• 퇴사 컨설턴트 계정은 삭제하지 말고 차단/퇴사 상태로 전환하는 것을 원칙으로 합니다(과거 추천·매출 이력 보존).
• 처음 로그인하면 우측 상단 정보수정에서 비밀번호를 변경하고 본인 정보를 보완합니다.

3. 공통 화면 사용법

3.1 관리자 레이아웃

화면은 상단 바 / 좌측 메뉴 / 본문으로 구성됩니다.

3.2 팝업 방식

등록·수정·상세 화면은 대부분 팝업으로 열립니다. 일반 등록/수정 팝업은 닫은 뒤 목록이 자동 새로고침되고, Quick Save·첨부 등록 팝업은 후보자 목록으로 이동하거나 목록을 갱신합니다.

3.3 목록 공통 기능

• 검색 조건 입력 후 검색, 초기화
• 페이지 이동, 페이지당 행 수 변경
• 정렬: 헤더 클릭으로 오름차순/내림차순 토글
• 열 폭: 헤더 경계 드래그로 조절, 열폭 초기화로 복원
• 최근 검색어 자동완성: 일부 화면은 브라우저에 한해 최근 검색어를 기억(서버 저장 아님)

3.4 검색 팁

• 이름 검색은 부분 일치를 지원합니다(예: "삼성"으로 "삼성전자" 검색).
• 동명이인 식별을 위해 연락처·이메일 등 두 개 이상의 조건 조합을 권장합니다.
• 기간 검색은 "최근 7일/30일/올해/직접지정"을 함께 활용합니다.
• 너무 넓은 조건(예: 업종만)은 응답이 느려질 수 있으니 상위 조건부터 좁혀 검색합니다.

4. Dashboard(홈)

로그인 직후 표시되는 업무 현황 요약 화면입니다. 후보자DB·고객사DB·프로젝트DB·진행중 프로젝트 카드, 향후일정, 사내공지, 최근 진행중인 프로젝트, 컨택후보 vs 추천후보 그래프, 최근 추천후보 진행상황 등을 제공합니다.

• 출근 직후: "최근 진행중인 Project"와 "최근 추천후보 진행상황"으로 어제까지의 흐름을 확인합니다.
• 주간 회의 전: "컨택후보 vs 추천후보" 그래프로 본인 또는 팀 활동량을 점검합니다.
• 카드 클릭 시 해당 상세 목록으로 바로 이동합니다.

5. 프로젝트(오더) 관리

5.1 프로젝트 등록

1. 고객사 연결부터 선택합니다. 등록되지 않은 회사면 먼저 고객사 메뉴에서 등록합니다.
2. 진행방식을 정합니다 — 전체 Co-Work / 지정 Co-Work / 단독진행.
3. 포지션·조건·일정을 입력합니다. 정확한 키워드는 후속 후보자 검색에서 유리합니다.
4. 메모에 영업 배경, 클라이언트 요구사항 등을 기록합니다(홈페이지 비공개, 내부용).
5. 저장 후 상세 화면에서 추천 후보를 연결합니다.

홈페이지 공개 여부와 신규/수정 시 메일 발송 옵션, 참고파일 첨부를 함께 설정할 수 있습니다.

5.2 추천 진행단계

추천 후보의 진행단계는 시스템관리의 추천단계설정에서 회사 정책에 맞게 정의해 사용합니다. 대표적인 단계 예시는 다음과 같습니다.

각 단계 옆에 탈락(내부추천탈락, 서류탈락, 인터뷰탈락 등) 단계를 함께 운용하는 것이 일반적이며, 단계가 최종합격 또는 출근으로 바뀌면 매출 등록 흐름으로 이어집니다.

5.3 추천현황

프로젝트별로 쌓인 추천 진행 이력을 한 화면에서 조회합니다.

• 담당자 기준: 컨택 컨설턴트, PM, 또는 둘 모두
• 키워드 검색: 고객사/프로젝트/후보자
• 기간 검색: 연도/분기/월/직접 지정
• 단계 범위 필터: 진행중단계 / 탈락단계만 / 전체 (특정 단계 선택 시 범위 필터보다 우선)
• 단계별 색상 표시, 정렬·열폭 조절
• 경과일 기준 자동 상태 전환 룰 설정 가능(예: 컨택중 N일 경과 시 자동 종료)

6. 후보자 관리 · AI 등록

6.1 후보자 등록

• 휴대전화 또는 이메일 중 하나 이상은 반드시 입력합니다.
• 저장 전 중복체크(휴대전화/이메일)를 수행합니다.
• 공개여부를 비공개로 설정하면 목록/상세에서 연락처가 가려지는 정책이 적용됩니다.

6.2 Quick Save(OCR) — 잡포털 빠른 등록

1. 좌측 하단 Quick Save(OCR) 팝업을 엽니다.
2. 잡코리아/사람인/인크루트/피플앤잡 등 지원 포털의 후보자 정보를 입력하고 파싱을 실행합니다.
3. 이름·연락처·이메일·경력·학력·키워드 추출 결과를 확인합니다.
4. 동일한 후보자가 이미 등록되어 있다면 비교 화면에서 신규 등록 또는 덮어쓰기를 선택합니다.

6.3 첨부파일(pdf/docx) AI 이력서 파싱

1. 좌측 하단 첨부파일(pdf/docx) 등록 팝업을 엽니다.
2. 이력서 PDF 또는 DOCX 파일을 업로드하면 후보자 항목이 자동 추출됩니다.
3. 추출 결과를 확인·보정하고, 중복 후보자 여부 확인 후 신규 등록 또는 덮어쓰기를 선택합니다.

6.4 후보자 상세

기본정보·경력·학력·언어·자격, 첨부 이력서 다운로드와 함께 프로젝트별 추천 이력(어느 포지션에 언제, 어느 단계까지 진행되었는지)을 확인할 수 있습니다.

7. 고객사 관리

기업 고객 DB를 상태(계약체결 / Order수주 / 마케팅중 / 영업중 / 공개 / 거래정지 등) 기준으로 관리합니다.

• 회사명 중복체크를 먼저 수행한 뒤 등록합니다.
• HR 담당자를 다중 등록(이름·직급·전화·휴대전화·이메일)할 수 있습니다.
• 회사소개서, 사업자등록증, 계약서 등을 첨부합니다. STATUS가 계약체결이면 계약서 첨부를 권장합니다.
• 정보공개가 비공개이면 인사담당자 연락처가 가려집니다.
• 고객사 상세에서 연결 프로젝트의 진행 상태와 매출 발생 여부를 함께 확인합니다.

홈페이지 문의로 들어온 채용 의뢰와 레퍼런스체크 의뢰는 의뢰관리 메뉴에서 접수·관리합니다.

8. 매출 · 성과급 관리

8.1 매출 등록

• 합격/출근 후보자 기준으로 포지션, 회사, 합격자, 발행일·출근일, 과세/비과세, 일반/환불 구분을 입력합니다.
• 연봉 × 수수료율 → 청구금액 자동 계산
• PM/CW1/CW2/회사 배분율(합계 100%) 기준으로 배분 매출이 자동 산출됩니다.
• 환불 거래는 금액이 마이너스로 계산됩니다.
• 세금계산서 담당자 정보와 사업자등록증 첨부를 함께 보관합니다.

8.2 매출현황과 통계

• 발행요청·발행·입금·지급·환불 상태 관리, 기간·상태·담당자·회사·후보자 검색
• 인보이스(엑셀) 출력과 검색 조건 기준 엑셀 다운로드
• 달성매출(최고관리자 전용): 연도 선택, 1~12월 월별 매출, 월/연/누적 합계, 컨설턴트별 PM/CW 배분 기준 달성도

9. 게시판 · 일정 · 통계

10. 시스템관리

• 추천단계 이름을 바꿔도 이미 저장된 기존 단계명은 자동 변경되지 않으므로, 운영 정책을 먼저 정한 뒤 변경합니다.
• 자동제어 룰은 반드시 Dry run(시뮬레이션)으로 영향 범위를 확인한 뒤 활성화합니다.

11. 도입 직후 셋업 체크리스트

1. 계정 생성: 시스템관리 > 컨설턴트관리에서 임직원 계정 생성, 임시 비밀번호 안내
2. 권한 점검: 접근권한설정에서 직군별 메뉴 권한 확인
3. 추천단계 정리: 회사 표준 진행단계와 색상을 추천단계설정에 등록
4. 공개/비공개 정책 합의: 후보자/고객사/연락처 공개 범위를 사내 정책으로 결정
5. Co-Work 정책 합의: 전체/지정/단독 진행 비율과 매출 배분 기준 결정
6. 자동제어 룰 설계: 컨택 후 N일 경과 시 자동 처리할 단계 검토(Dry run 검증 후 활성화)
7. AI Key 등록: Gemini API Key를 시스템관리 > AI Key에 등록
8. 고객사 등록 가이드 공유: 회사명 중복체크 방식, 회사분류 사용 기준 사내 합의
9. 메일 발송 테스트: 시스템관리 > 메일 테스트로 SMTP 점검
10. 백업 계획 확인: 일일/주간 백업 스케줄을 정리해 내부 공유

12. 일·주·월 권장 업무 흐름

컨설턴트 일일 루틴

1. Dashboard에서 어제까지의 추천 진행과 최근 프로젝트 확인
2. 본인 담당 프로젝트의 컨택 후보 리스트 점검(추천현황 > 진행중단계)
3. 신규 후보자 등록(Quick Save 또는 첨부 AI 파싱 활용)
4. 단계 변경된 후보자에 코멘트/이력 남기기

PM/매니저 주간 루틴

1. 진행중 프로젝트별 추천 후보 단계 분포 확인
2. 정체된 후보자(컨택중 N일 초과)에 대한 액션 결정
3. 합격/출근 단계 후보자의 매출 등록 확인
4. 신규 오더 마감일과 진행상태 갱신

대표/정산 담당 월간 루틴

1. 달성매출에서 월별 PM·CW 배분 매출 확인
2. 발행/입금/지급 상태가 누락된 매출 확인, 환불 거래 정리
3. 컨설턴트 업무기록·접속자 로그 점검

13. 자주 묻는 질문 · 오류 대응

Q. 팝업에서 저장했는데 목록이 갱신되지 않아요.

목록 상단의 새로고침 버튼 또는 브라우저 새로고침(F5)을 사용합니다. 그래도 안 되면 캐시 비우기(Ctrl+Shift+R) 후 재로그인합니다.

Q. 같은 조건인데 사람마다 검색 결과가 달라요.

권한이 컨설턴트라면 담당자/공개정책에 따라 결과가 제한됩니다(설계상 정상). 동명이인은 휴대전화 끝자리 또는 이메일로 식별합니다.

Q. AI 파싱 결과가 비어 있어요.

시스템관리 > AI Key 등록 여부를 확인합니다. 이미지 PDF(스캔본)는 추출 정확도가 낮을 수 있으니 DOCX 또는 텍스트 추출 가능한 PDF를 권장합니다. 일시적 외부 API 장애일 수 있으므로 잠시 후 재시도합니다.

Q. 매출 저장이 안 돼요.

PM/CW1/CW2/회사 배분율 합계가 100%인지 먼저 확인하고, 합격자가 추천 후보에 연결되어 있는지, 청구금액이 환불 외 음수로 계산되지 않는지 확인합니다.

Q. 이메일이 발송되지 않아요.

시스템관리 > 메일 테스트로 SMTP를 점검하고, 도메인 SPF/DKIM 설정이 변경된 경우 구축사에 문의합니다.

Q. 비밀번호를 잊었어요.

시스템관리자가 컨설턴트관리에서 임시 비밀번호로 재설정하고, 로그인 후 본인이 즉시 변경합니다.

14. 보안 · 개인정보 운영 원칙

후보자 이력서, 연락처, 이메일, 주소, 경력, 고객사 인사담당자 정보는 모두 민감 개인정보입니다.

• 화면 캡처·로그·메신저·외부 문서에 원문 노출 금지
• 외부 제안서·자료에는 실명/회사명/연락처 대신 마스킹 또는 더미 값 사용
• API Key는 외부 노출 금지, 분기 1회 또는 인사 변동 시 교체 권장
• 정기 백업 정책을 사내에 공유하고 준수
• 데이터 삭제 요청은 회사 정책과 개인정보 보호법에 따라 처리하고 이력을 남김